jueves, 30 de junio de 2011

ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO 1ª parte

Esta foto no necesita presentación, las piramides exigieron una planificación exacta y muchos años para poder realizar la unica maravilla del mundo antiguo que aún queda en pie.



Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos

Goethe


En nuestra vida diaria uno de los principales problemas que tenemos todos es una sensación constante de falta de tiempo, de no poder hacer todo lo que queremos, cuando iniciamos algo nos surge algo más urgente o no nos da tiempo a acabar lo que hemos empezado, o estamos todo el día haciendo cosas que no nos producen satisfacción, nos da la sensación que “andamos perdiendo el tiempo”.

Hay personas que parece que disponen de todo el tiempo del mundo, hacen deporte, son buenos en su trabajo, dedican tiempo a su familia, etc.. mientras que otras tienen una sensación constante de urgencia, de no poder hacer todo lo que quieren y la mayoría de las cosas que hacen les dejan insatisfechos. La diferencia entre ambos es muy simple unos se plantean unos objetivos de acción claros y los llevan a cabo sin distracciones, mientras que los segundos andan resolviendo los problemas según se van presentando, sin planificación.

La mayoría de las personas que tienen éxito (en todas las facetas de su vida) NO ADMINISTRAN MEJOR SU TIEMPO, SE ADMINISTRAN MEJOR A SI MISMOS!!, priorizan sus objetivos y realizan las actuaciones para llevarlos a cabo de forma eficaz. En este post voy a desarrollar el modelo del cuadrante de tiempo de  Covey publicado en  su libro “Los siete hábitos de la gente efectiva”.

Covey realizó un cuadrante en el que dividía las tareas en dos tipos: urgentes e importantes.

Las materias urgentes son por lo general muy visibles. Nos presionan; reclaman nuestra atención de forma inmediata y A MENUDO SIRVEN PARA COMPLACER A OTROS. Suelen ser agradables, fáciles, divertidas. ¡Pero con la misma frecuencia carecen de importancia real! Es decir cuando pasa la urgencia, toman su importancia real que suele ser ninguna.

Las materias importantes son las que tienen que ver con los RESULTADOS. Si algo es importante, realiza una aportación a nuestros objetivos , a nuestros valores, a nuestras metas, no a las de otros. Las cuestiones importantes, las que no son urgentes requieren más planificación, más proactividad (=que nosotros provoquemos su existencia). Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran cuando, donde y como nosotros querramos.


Por tanto como podemos observar tendríamos cuatro zonas en función de su urgencia e importancia.

ZONA I. URGENTE E IMPORTANTE: Esta es la zona típica de las crisis, son las actividades que surgen de repente y que reclaman nuestra atención inmediata. Es normal que surjan problemas urgentes que necesiten toda nuestra atención,  el problema es cuando vivimos de forma permanente en esta zona. Cuando solucionamos un problema y al momento surge otro, es decir VIVIMOS EN UNA CRISIS PERMANENTE. En ese caso el error es nuestro por una mala planificación, no hemos sabido delegar, no sabemos decir no,  etc.. no es ninguna casualidad vivir sin resuello, es siempre resultado de una mala planificación y una mala gestión de nuestros recursos.

ZONA III: URGENTE Y NO IMPORTANTE: En este caso es muy importante tener la capacidad de discernir si algo es importante para nosotros o para otros!!. No está nada mal dedicar tiempo a los amigos que nos necesitan o reclaman, pero la decisión debe ser nuestra, aquí juega plenamente la asertividad para hacer valer nuestros deseos sin molestar a los otros. SI ALGO NO ES IMPORTANTE ENTONCES TAMPOCO ES URGENTE.

ZONA IV: NO URGENTE Y NO IMPORTANTE Esta es la zona del relax, del ocio, muy necesaria!! Pero en su momento y en su justa medida, muchas personas oscilan entre la zona I  (una crisis de ansiedad y tiempo) y de  esta pasan  a la zona IV, a un abandono de sus responsabilidades total. El resultado es obvio se pasan el día quejándose que no tienen tiempo y obviamente nunca resuelven nada, son absolutamente ineficaces.

ZONA II: NO URGENTE E IMPORTANTE. He dejado esta zona para la última porque es la más importante, es la de la planificación en el trabajo, la que dedicamos a los amigos y a la familia, etc... Es decir se trata de organizar nuestras tareas de forma planificada y realizarlas de una forma adecuada. Para las personas que viven en las otras tres zonas esto le parece imposible pero es porque NUNCA han dedicado tiempo a pararse y planificar lo que hacen y lo que tienen que hacer, nunca han intentado gestionar de una manera mas productiva sus recursos y herramientas. La paradoja es que una vez se comienza este camino cada vez resulta más fácil aplicarlo a nuestras vidas.

En un próximo post explicaré como podemos modificar nuestros hábitos para permanecer casi todo el tiempo en una situación en la que somos nosotros los que determinamos cuales son nuestras prioridades y en que y como queremos invertir nuestro tiempo y esfuerzos.

Finalmente quiero explicar dos conceptos que aprendí hace tiempo en mis clases de ecología en la facultad y  que considero fundamentales en mi trabajo, en mi vida personal, en resumen en todos los ámbitos de mi vida, estos son EFICACIA Y EFICIENCIA.

Eficacia es hacer algo bien, es realizar las tareas de forma adecuada, llevarlas a buen termino, terminarlas, etc..

Eficiencia es realizar las tareas con el menor esfuerzo posible (poco gasto económico, en el menor tiempo posible, etc..).

Por eso muchas personas eficaces al no ser eficientes viven en una constante crisis de tiempo, económica, etc.. hacen las tareas pero con un gran esfuerzo y se les acumulan unas tras otras, viviendo en una sensación de agotamiento constante

Un matiz importante es que en nuestro trabajo es sumamente importante ser eficientes, pero no así en nuestra vida personal, planificar cuanto tiempo vamos a dedicar a nuestros amigos o a jugar con nuestros hijos es tan malo o peor que no planificar nuestro trabajo, cada cosa en su momento y en su justa medida.

Recordadlo siempre LAS PERSONAS EFICIENTES SE CENTRAN SIEMPRE EN LAS SOLUCIONES NO EN LOS PROBLEMAS Y CONSIGUEN HACER DE ESTOS UN RETO PARA SUPERARSE

Mucha suerte en vuestro particular camino a la felicidad


1 comentario:

Yudit Almeida dijo...

Hoy comencé a leer LOS CAMINOS A LA FELICIDAD,son ideas valiosas que a muchas personas nos hace falta leerlas y aplicarlas.
Todavía no he leido mucho, pero me interesa seguirlo.
Continúa escribiendo